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Comment bien gérer son temps

quand on est freelance ou indépendant ?

Freelance ou indépendant rime avec liberté et choix personnels. C’est l’opportunité de vous organiser comme vous le souhaitez ! Cependant, si la liberté est fondamentalement un cadeau précieux, trop de liberté peut également mener à la dérive… Comment bien gérer son temps lorsque l’on est freelance ou indépendant et préserver ainsi son équilibre vie privée, vie professionnelle ? Réponse en vidéo et dans cet article.

Pour quelles raisons est-il compliqué de gérer son temps ?

Raison 1 : manquer de cadre

En tant que coach professionnel, nous sommes régulièrement amenés à rencontrer des solo-entrepreneurs. Tous apprécient l’autonomie liée à cette spécificité. En tant qu’indépendants, vous êtes libres de faire vos propres choix d’organisation. Pour la gestion de votre planning, cela apporte de nombreux avantages. Vous pouvez par exemple :

• Gérer vos priorités ;
• Organiser votre temps pour tenir compte de vos contraintes personnelles ;
• Étaler votre temps de travail comme vous le souhaitez ;
• Travailler à n’importe quelle heure du jour et de la nuit ;
• Etc.

Cependant, lorsque vous choisissez d’être freelance ou travailleur indépendant, vous perdez également le cadre naturel de l’entreprise. Le monde de l’entreprise permet une routine sur le plan temporel. Les horaires définis, les temps de « pause-café », les pauses déjeuner, les réunions régulières rythment nos journées.

Faisons ici référence à la Loi de Parkinson. Cyril Northcote Parkinson met en avant le fait que si nous ne nous fixons pas de deadline à un projet ou à une tâche, elle va s’étirer dans le temps. Sans objectif, nous pouvons consacrer trop d’efforts sur une même tâche alors qu’elle aurait pu être finie plus rapidement.

Ainsi, le manque de contraintes temporelles peut nous conduire à mal gérer notre planning et à nous étendre sur des tâches sans importance, voire dans certains cas à procrastiner.

Raison 2 : devoir retrouver une organisation de travail :

Dès le démarrage de votre nouvelle activité, vous êtes amené à revoir vos habitudes de travail. C’est alors que vous vous posez les questions suivantes :

• « Où vais-je travailler ? »
• « Quels outils vais-je utiliser (ordinateurs, logiciels, etc.) ? »
• « Comment organiser ma vie personnelle ? »
• « Comment organiser mes repas ? »
• …

Tout nouvel environnement requiert une adaptation. Nous ne sommes pas égaux face au changement. Certaines personnes auront besoin de plus de temps que d’autres.

Ainsi, perdre du temps et être perdu au début de votre activité n’est pas affolant. Le temps et la prise de recul permettent peu à peu de s’adapter et de trouver l’organisation de travail optimale pour soi.

Raison 3 : le fait d’être souvent seul ou entouré d’inconnus

L’un des avantages des freelances ou indépendants est de pouvoir travailler dans différents lieux. Que ce soit chez vous, dans un espace de coworking à Paris ou encore dans un café à New Delhi, vous vous retrouvez souvent seul ou entouré d’inconnus… Ne nous le cachons pas, ce n’est pas la solution la plus simple pour se motiver !

En effet, les salariés d’entreprise sont contraints de respecter les délais imposés par la bonne marche sociale. À l’inverse, les inconnus dégustant leur café à New Delhi sont peu intéressés parce que vous faites. Ce n’est pas eux qui vous imposeront des deadlines, des contraintes de temps ou qui regarderont si vous travaillez réellement. Dans ces conditions, la procrastination n’est pas loin… Nul besoin de détailler les répercussions que cela peut avoir sur votre planning.

Maintenons que nous avons évoqué quelques facteurs pouvant nuire à l’organisation de travail d’un freelance ou d’un indépendant, essayons ensemble de trouver quelques solutions et astuces pouvant nous permettre de mieux gérer notre temps.

Quelques astuces pour mieux s’organiser

Astuce 1 : trouver le rythme et le lieu qui vous convient

Chaque entrepreneur est différent et chacun a ses propres besoins pour rester efficace. Essayez de nouvelles choses pour faire le tri entre ce qui vous convient et ce qui ne vous convient pas. Cela vous aidera à créer et conserver les habitudes qui vous aident réellement à rester productif.

Exemple :

• Essayer des horaires différents: certains sont plus efficaces le matin, d’autres travaillent mieux la nuit ;
• Trouvez vos moyens de décompression : vous apprécierez peut-être des séances de sport entre vos temps de travail ou des déjeuners entre amis pour vous aérer l’esprit ;
• Explorez différents lieux de travail: espaces coworking, à la maison, dans un café… L’important est que vous soyez à l’aise avec votre environnement de travail, qu’il favorise votre créativité, votre bien-être et votre efficacité. Par exemple, si vous travaillez dans un café bruyant, cela peut être nuisible pour vos appels clients ou votre concentration ;
• Debout ou assis : Certains auront besoin de marcher pour se concentrer, d’autres apprécieront les positions semi-allongées. N’ayez pas peur de bousculer les codes et de tenter de nouvelles choses, vous pourriez être surpris.

Astuce 2 : avoir des horaires fixes

Avoir des horaires fixes et une routine sont aidants pour se créer un cadre et faciliter son organisation.

Exemple :

• Se lever à heures fixes: le corps et le cerveau ont besoin de rythme. Se réveiller chaque matin à heure fixe vous aidera à créer une « morning routine » efficace et vous permettra de rapidement vous concentrer sur votre travail
• Adoptez des heures de pauses adaptées à votre façon de travailler.

Dans la vidéo, nous évoquons la méthode Pomodoro. Savez-vous en quoi elle consiste ?

La méthode Pomodoro (appelé The Pomodoro Technique dans la langue de Shakespeare et La Technique de la Tomate en français) est un outil aidant à délimiter des temps de concentration et des temps de pauses, le tout grâce à une tomate !

La méthode est simple à réaliser :

1. Décidez de la tâche à effectuer (il est important de n’en sélectionner qu’une seule sur laquelle se focaliser) ;
2. Réglez votre minuteur (qui se veut être en forme de tomate dans la méthode traditionnelle) sur 25 min ;
3. Travaillez sur cette tâche unique pendant ce laps de temps ;
4. Prenez une pause de 5 min dès que le minuteur sonne ;
5. Recommencez ;
6. Au bout de 4 cycles, prenez une pause plus longue (15 à 20 minutes).

Si vous connaissez cette méthode, dites-nous ce que vous en avez pensé, nous serions heureux d’avoir vos retours.

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Astuce 3 : créer une To Do List

La « To Do List » est le premier outil utilisé pour déterminer ses priorités et éviter les oublis.

Connaissez-vous la To Do List anti-procrastination ?

Elle fonctionne comme une To Do List classique, simplement l’idée est d’inscrire en premier sur cette liste les choses que nous n’aimons pas faire ou que nous repoussons depuis un certain temps. Traditionnellement, six tâches sont retranscrites. Ensuite, il suffit de s’interdire de commencer la seconde action tant que la première n’est pas finie.

La procrastination étant l’un des premiers ennemis de la gestion du temps. Cet outil peut vous éviter bien des écueils.

Astuce 4 : se faire un planning

Anticiper son planning permet de ne pas perdre de temps à se demander ce qui doit être fait. C’est également un moyen pour s’assurer de respecter ses échéances et d’éviter de manquer des occasions intéressantes.

Quelques astuces pour créer votre planning à l’avance :

• Etape 1 – Identifier les objectifs à remplir

Créer un planning sans se fixer d’objectif présente un intérêt limité. La première étape est donc d’identifier les objectifs que vous souhaitez atteindre. Vous avez probablement entendu parler du principe selon lequel un bon objectif est un objectif SMART (Spécifique, Mesurables, Atteignable, Réaliste et défini dans le Temps).

• Etape 2 – Identifier les tâches à réaliser pour atteindre ces objectifs

Il s’agit ici de découper votre objectif principal en sous-objectif. Ce séquencement vous permet de savoir par où commencer. C’est également un excellent moyen pour rester dans l’action et entretenir votre motivation (il est plus facile et plus motivant de réaliser des objectifs séquentiels, que de viser immédiatement un objectif à long terme).

• Etape 3 – Hiérarchiser ces tâches dans le planning

Il s’agit ici de commencer par placer les tâches prioritaires et importantes aux heures pendant lesquelles vous êtes le plus productif.

• Etape 4 – Créer des tâches régulières

Les taches régulières peuvent être placées toujours aux mêmes horaires. Cela vous permet de vous créer des automatismes, de gagner en productivité et en rapidité.

• Etape 5 – Regrouper les tâches similaires

L’économiste Suédois Sune Carlson explique que l’un des pires ennemis de la productivité est l’interruption (au même titre que la procrastination). Selon lui, « le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption elle-même ». Lorsque l’on sait qu’aujourd’hui un cadre est dérangé en moyenne toutes les 12 minutes, cela amène à réfléchir…

Afin d’éviter au maximum d’être interrompu, il est préférable de regrouper les « petites tâches » sur une journée plutôt que de les étaler sur la semaine. Par exemple, vous pouvez prévoir une journée consacrée aux rendez-vous clients.

• Etape 6 – Conserver une plage horaire pour gérer les imprévus

Connaissez-vous la loi de Murphy ? Selon cette loi, « rien ne se passe jamais comme on l’a prévu »… En effet, la vie d’un entrepreneur est semée d’embuches. Exemple : vous avez un rendez-vous Skype très important avec un client ? La connexion wifi ne fonctionne pas. Vous avez un gros projet à mettre en place à deux heures de route d’où vous vous trouvez ? La voiture tombe en panne. Laisser la place aux imprévus permet de gérer tous ces tracas, ces imprévus qui arrivent au dernier moment voire au pire moment possible.

• Etape 7 – Réaliser un bilan en fin de semaine

Faire un point hebdomadaire sur votre planning ne vous prendra pas plus de quinze minutes. C’est l’occasion de voir votre progression, d’identifier vos faiblesses ainsi que vos forces. Vous pouvez ainsi ajuster votre planning de la semaine suivante.

Astuce 5 – Savoir se reposer et s’aérer

Ce dernier conseil est primordial pour rester efficace et focus lorsque l’on travaille.

Le solo entrepreneur, et tout entrepreneur, peut travailler pendant des heures, nuit et jour, sans réellement faire de vraie pause. Le travail d’abord ! Cependant, pensez à aller prendre de l’air, retrouvez des amis, faites du sport. Cela peut représenter une perte de temps pour certains. Cependant, sans ces pauses cérébrales, vous risquez de ne plus avoir le recul nécessaire pour faire avancer votre projet, sans compter les effets négatifs sur votre moral.

Pour conclure, il existe plusieurs possibilités permettant de bien gérer son temps. L’essentiel est de trouver les outils nous correspondant le mieux. Et vous ? Quel est votre rapport au temps ? Comment faites-vous pour vous organiser ?

Et pour ceux d’entre vous qui auraient défini leur organisation, avez-vous également trouvé votre marque personnelle ?

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